تکنیک پومودورو روشی منسوخ شده !!! معرفی جایگزین آن (تکنیک جریان زمان)

تکنیک پومودورو سال های زیادی است که جزء بهترین تکنیک ها در زمینه بهره وری می‌باشد. امروزه تکنیک‌های بیشماری در زمینه بهره‌وری وجود دارد که با کمک گرفتن از آن‌ها می‌توانید به اوج بهره‌وری برسید و از زمان خودتان را به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.

در میان آن‌ها تکنیکی که بیشتر شناخته شده است و بیشتر استفاده می‌شود تکنیک پومودورو است. تکنیک پومودورو یک سیستم مدیریت زمان است؛ که به شما می‌گوید زمان خود را به بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای تنظیم کنید و در هر ۲۵ دقیقه فقط بر روی کار خود تمرکز کنید.

بعد از اینکه اولین پارت خود را انجام دادید و ۲۵ دقیقه به صورت متمرکز کار کردید حالا نوبت آن رسیده که ۵ دقیقه استراحت کنید و به مغز خود فرصت تجدید قوا بدهید و بعد از آن دوباره شروع به ۲۵ دقیقه کار با تمرکز بالا کنید. ۴ پارت را به همین شکل انجام می‌دهید و بین هر پارت تا پارت بعدی به مدت ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. و بعد از ۴ پارت که به صورت کامل انجام داده‌اید می‌توانید یک استراحت بلندمدت تری را داشته باشید.

این‌ ایده حول این مفهوم می‌چرخد که اکثر افراد پس از ۲۵ دقیقه کار مداوم تمرکزشان افت پیدا می‌کند و برای تجدید نیرو و تمرکز نیاز به استراحت هرچند کوتاه دارند. اما یک مشکلی در این سیستم (تکنیک پومودورو) وجود دارد. یک سیستم خوب برای یک نفر الزاماً نمی‌تواند سیستم خوبی برای فرد دیگر باشد یعنی شاید تکنیک پومودورو برای برخی از افراد کار نکند.

اما یک جایگزین برای تکنیک پومودورو وجود دارد که انعطاف پذیری بیشتری دارد و به شما اجازه می‌دهد تکنیک را برای خود خودتان شخصی‌سازی کنید. نام این سیستم، تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) است. در ادامه این مقاله هر چیزی که نیاز است شما از این تکنیک بدانید برایتان آورده‌ایم تا با استفاده از آن بتوانید از زمان خودتان به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.

تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) چیست و چه تفاوتی با تکنیک پومودورو دارد؟!

تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) اگرچه به اندازه تکنیک پومودورو شناخته شده نیست اما مدتی است که وجود داشته است و از بسیاری از جهات این تکنیک جزء نوادگان مستقیم تکنیک پومودورو است. این تکنیک زاییده افکار شخصی به نام Zoe Read-Bivens است و او آن را به عنوان وسیله‌ای برای مقابله با برخی از کاستی‌هایی که در هنگام استفاده از تکنیک پومودورو تجربه می‌کرد، در نظر گرفت.

او متوجه شد که پایبندی به بخش‌های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای اغلب تمرکزی که برای او به وجود آمده است را قطع می‌کند. او در پایان ۲۵ دقیقه احساس غوطه ور شدن در یک کار و یا مطالعه خودش را داشت و قطع کردن کار در نهایت به جای افزایش دادن بهره‌وری، به او آسیب می‌رساند و باعث به هم خوردن اوج تمرکز او می‌شد. برای رفع این مشکل به دنبال ایجاد سیستمی بود که جنبه‌های مفید تکنیک پومودورو را حفظ کند و در عین حال او اجازه دهد که در اوج تمرکز خودش باقی بماند و بتواند بهره وری بیشتری را از زمان خودش کسب کند.

مبانی تکنیک جریان زمان (Flowtime technique)

برای شروع استفاده از تکنیک جریان زمان (Flowtime technique)، اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک جدول زمانی ایجاد کنید تا به شما در مدیریت فعالیت‌های روزانه کمک کند می‌توانید این کار را با لپ تاب یا با یک کاغذ و قلم انجام دهید هر کدام که راحت‌تر است. در جدول زمانی خود عناوین ستون‌های زیر را وارد کنید.

• نام کار
• زمان شروع
• زمان پایان
• وقفه‌ها
• زمان کاری
• زنگ تفریح

جدول زمانی شما ابزار اصلی برای پیگیری وظایف روزانه و انجام کار‌ها به بهترین شکل ممکن است. حتماً همین الان آن را راه‌اندازی کنید و جدول آن را رسم کنید. در ادامه نحوه استفاده از آن را برای شما آورده‌ایم.

1. یک کار را انتخاب کنید.

برای شروع کاری را که می‌خواهید انجام دهید انتخاب کنید؛ باید دقیقاً مشخص کنید که چه کاری را می‌خواهید انجام دهید. لطفاً به صورت منطقی فکر کنید و زمان را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که آن کاری را که می‌خواهید انجام دهید در آن زمان قابل انجام است. سعی کنید کاری را که می‌خواهید انتخاب کنید دقیقاً با جزئیات مشخص کنید.

مثلاً این که قصد دارم خانه‌ام را رنگ کنم کار مناسبی نیست چیزی مانند قصد دارم درب ورودی خانه‌ام را رنگ قرمز بزنم را انتخاب کنید. اگر کاری را انتخاب کنید که خیلی گسترده است در ادامه کار با مشکل مواجه خواهد شد؛ بنابراین سعی کنید کاری را که انجام می‌دهید به کوچکترین قطعات قابل انجام تقسیم کنید.

2. شروع به کار بر روی وظیفه خود کنید.

گام بعدی این است که کار خود را شروع کنید. در قسمت مناسب جدول زمانی زمان شروع کار را بنویسید. هنگامی که کار خود را شروع کردید تنها قانونی که باید رعایت کنید این است که از انجام چند کار به صورت همزمان پرهیز کنید. این به شما کمک می‌کند تا روی کار‌هایی که باید انجام دهید تمرکز کنید و هرگونه حواس‌پرتی خود تحمیلی را به حداقل برسانید.

یعنی خودتان کاری نکنید که حواستان پرت شود. اگر قرار شد در آن زمان درب خانه‌تان را رنگ کنید فقط همان کار را انجام دهید و به سراغ کار‌های دیگر نروید. سعی کنید در آن زمانی که مشخص کردید فقط بر روی همان کار خود تمرکز کنید و آن را به بهترین شکل انجام دهید.

3. بر خلاف تکنیک پومودورو در تکنیک فلوتایم تا زمانی که نیاز به استراحت داشته باشید کار کنید.

سپس می‌توانید تا زمانی که دوست دارید کار خود را انجام دهید. اگر احساس کردید بعد از ۱۵ دقیقه خسته شده‌اید می‌توانید استراحت کنید. اگر که متوجه شدید تمرکزتان کم است و دارید زمان را از دست می‌دهید از جای خود بلند شوید و از ادامه انجام کار دست بکشید. و اگر هم متوجه شدید که به صورت یک ساعت متوالی در حال انجام کارتان هستید اما تمرکزتان در اوج خودش هست این نیز خوب است؛ سعی کنید از زمان حداکثر بهره‌وری را داشته باشید.

این کار باعث می‌شود که الگوی تمرکزی خود را بشناسید و اگر روی کار‌های خاصی به خوبی نمی‌توانید تمرکز کنید برای مدت زمان کوتاه‌تری روی آن‌ها کار کنید و اگر روی بعضی کار‌ها به شدت علاقه دارید و تمرکزتان بالا است با کار کردن تا زمانی که احساس می‌کنید می‌توانید متمرکز بمانید خروجی خود را به حداکثر می‌رسانید و بیشترین استفاده را از زمان و تایم خود می‌برید.

احتمالاً بعد از مدتی متوجه خواهید شد که طولانی‌ترین دوره‌ای که می‌توانید تحمل کنید و تمرکزتان افت نکند حدود ۹۰ دقیقه هست این با ریتم اولترادین (Ultradian Rhythm) شما مطابقت دارد که دوره‌های متناوب هوشیاری و استراحتی است که مغز ما در طول روز تجربه می‌کند.

مطالعات موردی زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد چگونه استراحت‌های منظم بهره‌وری را بهبود می‌بخشد این یکی از دلایلی است که استراحت اجباری بخشی از تکنیک پومودورو است.

اما شواهدی وجود دارد که نشان می‌دهد رویکرد تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) با شکستن کمتر بازه‌های زمانی بهتر از تکنیک پومودورو کار می‌کند. یکی از شرکت‌های فناوری بزرگ دنیا که اخیراً به کارمندان خود دستور داده است تا هر ساعتی که صلاح می‌دانند کار کنند و هر موقع صلاح دانستند استراحت کنند سطح بهره وری را ۲۳ درصد افزایش داد.

۴. یک استراحت با طول مناسب داشته باشیم.

وقتی تصمیم گرفتید که باید استراحت کنید همان موقع این کار را انجام دهید. فقط مطمئن شوید که زمان توقف خود را روی جدول زمانی خود در مکان مناسب یادداشت کنید. می‌توانید هر چقدر که دوست دارید استراحت کنید اما از این امتیاز سوء استفاده نکنید. در غیر این صورت زمان زیادی طول نمی‌کشد که زمان استراحت شما بیشتر وقت شما را بگیرد…!

به عنوان یک قانون کلی سعی کنید برای هر دوره کاری ۲۵ دقیقه‌ای ۵ دقیقه استراحت کنید و زمان استراحت خود را به نسبت برای دوره‌های کاری طولانی‌تر افزایش دهید. باید از یک تایمر استفاده کنید تا مطمئن شوید که در زمان مناسب به کار خود باز می‌گردید. هنگامی که استراحت شما به پایان می‌رسد فراموش نکنید که زمان از سرگیری کار را ثبت کنید و مدت استراحت را هم که انجام داده‌اید بنویسید.

5. موارد حواس پرتی را در حین وقوع ثبت کنید.

در حالی که مشغول کار هستید همیشه زمان‌هایی وجود دارد که حواس شما پرت شود. ممکن است به شکل یک تماس تلفنی، یک‌ ایمیل فوری یا حتی تمایل به استفاده از حمام باشد. وقتی این موارد اتفاق افتاد وقوع را در ستون وقفه در جدول زمانی خود ثبت کنید. تمام تلاش خود را برای کوتاه نگه داشتن حواس‌پرتی انجام دهید اما سعی نکنید جلوی آن‌ها را بگیرید.

دلیلش این است که بعید است موفق شوید و گاهی اوقات چیز‌هایی که حواستان را پرت می‌کنند اولویت بیشتری نسبت به کاری که روی آن کار می‌کنید دارند. بنابراین مهم است که هر طور صلاح می‌دانید با عوامل حواس پرتی مقابله کنید که تأثیرات کمتری روی شما بگذارد.

پیشنهاد میکنم مقاله تمرکز چیست را مطالعه بفرمایید.

۶. تا زمان کامل شدن کاری را که برای انجام دادن انتخاب کردید، این چرخه را تکرار کنید.

تنها کاری که باید انجام دهید این است که مراحل بالا را تکرار کنید تا کار‌هایی که روی آن‌ها کار می‌کنید کامل شوند. با تکمیل هر وظیفه مطمئن شوید که زمان توقف نهایی خود را ثبت می‌کنید. پایان روز زمان‌های استراحت و زمان‌های کار خود را جمع بزنید و آن‌ها را ثبت کنید.

تنها چیزی که مهم است این است که هیچ شکافی در ردیابی زمان خود ایجاد نکنید. برگه‌های زمانی شما پس از تکمیل به دارایی تبدیل می‌شوند که توانایی شما را برای ایجاد یک برنامه کاری که خروجی روزانه شما را به حداکثر می‌رساند بهبود می‌بخشد.

با جدول زمانی خود چه کاری انجام دهید؟

اگرچه ثبت دوره‌های کاری و زمان‌های استراحت به شما کمک می‌کند که هر روز در حال انجام کار باشید، دلیل مهم دیگری برای انجام آن وجود دارد. مهم‌تر این است که برگه های زمانی شما به تدریج شروع به نشان دادن چگونگی ایجاد یک برنامه روزانه‌ایده‌آل برای خود می‌کند.

بنابراین در پایان هر هفته وقت بگذارید و جدول زمانی خود را با هم مقایسه کنید ممکن است ببینید که الگو‌های خاصی شروع به ظهور می‌کند برای مثال ممکن است متوجه شوید طولانی‌ترین دوره‌های کاری شما معمولاً قبل از ناهار اتفاق می‌افتد یا بخش‌های خاصی از هر روز شما پر از حواس پرتی است. می‌توانید از این اطلاعات برای برنامه‌ریزی مؤثر‌تر در روز‌های بعدی استفاده کنید.

به طور کلی شما می‌خواهید مهمترین وظایف خود را در پربارترین زمان خود انجام دهید بنابراین برای مثال اگر سوابق جدول زمانی خود را دقیق بررسی کنید می‌توانید زمانی را برای انجام یک کار مهم در نظر بگیرید که بدانید در آن زمان می‌توانید بدون وقفه تمرکز کنید.

برعکس کار‌هایی که اهمیت کمتری دارند را در مواقعی برنامه‌ریزی کنید که به احتمال زیاد در حین کار دچار کاهش تمرکز می‌شوید و عوامل حواس پرتی زیادی در آن زمان به سراغ شما می‌آیند. بنابراین اگر برای پاسخ دادن به‌ایمیل‌ها یا پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی به زمان نیاز دارید و دقیقاً نمی‌دانید که چه زمانی مناسب انجام این کار است می‌توانی از این زمان ها استفاده کنید. این کار نه تنها باعث بهره‌وری بیشتر شما می‌شود بلکه اشتباهات کارتان را نیز از بین می‌برد.

شباهت‌های کلیدی بین تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) و تکنیک پومودورو

اگر با نحوه عملکرد تکنیک پومودورو آشنا بوده‌اید ممکن است متوجه شباهت‌هایی با تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) شده باشید. همانطور که قبلاً عرض کردیم این کاملاً یک چیز آشکار است تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) به طور خاص برای حفظ ۳۰ ویژگی مهم تکنیک پامادورو طراحی شده است که برخی از آن ها عبارتند از:

1. ردیابی زمان دقیق

یکی از دلایلی که تکنیک پومودورو برای بسیاری از افراد بسیار مؤثر است ایجاد یک سیستم سفت و سخت برای تسهیل ردیابی زمان است. با تقسیم وظایف کاری خود به بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای به خوبی از وظایفی که پیش رو دارید و نحوه استفاده از زمان خود آگاه می‌شوید. این به تنهایی به شما کمک می‌کند تا از هدر دادن زمان گرانبهای کاری خودداری کنید. زیرا باید هر دقیقه را حساب کنید. تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) نیز این مزیت را برای شما فراهم می‌کند.

2. حذف چند وظیفه‌ای

با تکنیک پومودورو باید کاری را برای انجام دادن انتخاب کنید و از یک تایمر ۲۵ دقیقه‌ای برای اندازه‌گیری هر دوره کاری استفاده کنید. این یک کار عالی برای نگه داشتن شما در انجام کار است زیرا از همان لحظه که تایمر را تنظیم می‌کنید می‌دانید که چه کاری را باید انجام دهید بنابراین به احتمال زیاد به سمت کار دیگری منحرف نمی‌شوید.

حتی اگر نیازی به استفاده از تایمر با تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) ندارید نوشتن زمان‌ها به صورت دقیق همان کار تایمر را انجام می‌دهد. از آنجا که می‌دانید زمان صرف شده برای کار روی یک چیز خاص را ردیابی می‌کنید تمایل دارید تا زمانی که کارتان کامل شود یا زمان استراحت باشد به کار خود ادامه دهید.

3. تسهیل وقفه‌ها از مزایای تکنیک جریان زمان و تکنیک پومودورو

یکی از بزرگترین عوامل قاتل بهره‌وری خستگی است و داده‌های زیادی وجود دارد که ثابت می‌کند استراحت برای حفظ عملکرد کاری ضروری است. این راز واقعی شهرت موفقیت‌آمیز تکنیک پومودورو است این کار باعث می‌شود که استراحت کردن اجباری و اجتناب ناپذیر باشد.

در مقایسه تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) نیز اصرار دارد که استراحت کنید. فقط آن‌ها را به شما تحمیل نمی‌کند تا زمانی که آماده استفاده از آن نباشید. به این ترتیب برای موفقیت با استفاده از تکنیک فلوتایم، مقداری خود انضباطی اضافی مورد نیاز است. اما اگر می‌توانید از یک تایمر اطاعت کنید دلیلی وجود ندارد که یاد نگیرید از سیگنال‌هایی که بدن انسان برایتان ارسال می‌کند اطاعت کنید.

نتیجه گیری نهایی از معرفی جایگزین تکنیک پومودورو

ممکن است با استفاده از تکنیک پومودورو به موفقیت دست پیدا کنید و از انجام آن راضی باشید اما اگر مدتی است که از آن استفاده می‌کنید و متوجه شدید که در برابر ساختار‌های سفت و سخت آن مقاومت دارید، تنها نیستید. تکنیک جریان زمان (Flowtime technique) را برای حداقل یک یا دو هفته امتحان کنید. ممکن است متوجه شوید که این برای سبک کاری شما بسیار مناسب است. پیروز و موفق باشید. منتظر خواندن نظرات سازنده شما در زیر این مقاله هستیم.

منابع:

lifehack – workpuls

سوالات متداول: